هنگامی که برای ادامه تحصیل تو یک برنامه دکترا درخواست می دید یا اپلای می کنید، ایده خوبیه که به استاد راهنمای بالقوه دکتراتون ایمیل بزنید تا در مورد حوزه تحقیقاتی خودتون و اینکه آیا اون ها علاقه مند به نظارت روی کار شما هستن یا خیر صحبت کنید.
این اولین ایمیل به یک استاد راهنمای دکترا می تونه برای خیلی ها دلهره آور و دشوار به نظر برسه. راهنمای ما نحوه ارسال اولین ایمیل به استاد راهنمای دکترا به همراه نکاتی در مورد آداب معاشرت و اولین جلسه مهم با استاد راهنما رو برای شما توضیح می ده.
بیشتر بخوانید: نحوه انتخاب استاد راهنما
ایمیل اول به استاد راهنمای دکترا
قبل از اینکه با یک استاد راهنما بالقوه دکترا تماس بگیرید، باید در مورد تحقیقات استاد راهنما مطالعه کنید و با زمینه کاری و تخصص های دانشگاهی استاد راهنمای PhD آشنا بشید (البته در صورتی که قبلاً این کار رو انجام نداده باشید).
اساتید راهنما معمولا صفحه پروفایل دانشگاهی خودشون رو، چه در وب سایت دانشگاه/گروه و چه در جاهای دیگه خواهند داشت. این صفحات منابع خوبی برای آگاهی از زمینه کاری و علایق تحقیقاتی استاد راهنما به زبان خودشه. اساتید معمولاً تو همین پروفایل ذکر می کنن که آیا در حال حاضر دانشجوی دکترا برای راهنمایی می پذیرن یا خیر – و اینکه در چه زمینه های دانشگاهی مایل به نظارت بر تحقیقات دانشجویان دکترا هستن.
هنگام نوشتن نامه درخواست استاد راهنمای دکترا، باید نشون بدید که در مورد انتشارات قبلی و فعالیت های تحقیقاتی فعلی استاد اطلاعات کافی دارید – تصور نکنید که بدون نشون دادن دانش و اشتیاق واقعی برای همکاری با یک استاد راهنما، می تونید یک ایمیل عمومی براش ارسال کنید.
در بیشتر موارد، بهترین راه برای برقراری اولین تماس با استاد راهنمای بالقوه دوره دکترا از طریق ایمیله. این باید یک ایمیل رسمی باشه که از بسیاری جهات شبیه نامه کاور اپلیکیشنه.
موضوع ایمیل باید واضح باشه
اطمینان حاصل کنید که ایمیل اولیه شما دارای یک موضوع مبهم نیست. چون در صورتی که اینطور باشه می تونه منجر به نادیده گرفته شدن ایمیل تون بشه (یا اینکه مستقیماً به سمت پوشه هرزنامه برید).
خودتون رو معرفی کنید
تو قسمت مقدمه ایمیل باید خودتون و سوابق تون رو معرفی کنید، از جمله سطح تحصیلی فعلی و هر گونه تجربه ای که در زمینه های مرتبط داشتید. همچنین باید علاقه خودتون رو به مطالعه یک موضوع تحقیقاتی زیر نظر دانشگاه مربوطه مشخص کنید. ممکنه مفید باشه که به طور مختصر توضیح بدید که چرا به این موضوع تحقیقاتی علاقه دارید، یا اینکه چطوری استاد راهنما رو پیدا کردید. این می تونه راه خوبی برای ایجاد ارتباط با استاد راهنمای PhD باشه. به علاوه، می‌تونید در مورد وضعیت تأمین مالی خودتون هم توضیح بدید.
هدف تون رو مشخص کنید
متن اصلی ایمیل باید هدف شما رو با جزئیات بیشتر توضیح بده. این بخش می تونه مثل یک رزومه کوچیک عمل کنه. این قسمت باید واجد شرایط بودن و اشتیاق شما برای تحصیل در مقطع دکترا و علاقه شما به رشته تحقیقاتی استاد راهنما رو برجسته کنه.
اینجا همچنین می تونید وضعیت بودجه، اقامت و وضعیت تحصیلی خودتون رو هم با جزئیات بیشتری توضیح بدید. در صورتی که برای یک پروژه دکتری مشخص شده درخواست می دید، نام پروژه رو ذکر کنید.
خلاصه سازی علاقه مندی تون برای اپلای
قسمت آخر یا همون نتیجه گیری ایمیل باید خلاصه سازی علاقه شما به دوره دکترای مورد نظر و شایستگی شما برای این دوره باشه. همچنین می‌تونید یه دعوت مودبانه برای پاسخ‌گویی رو هم در آخر درج کنید. مطمئن شید که شواهدی مبنی بر تعهد (و تجربه خودتون) در این حوزه تحقیقاتی خاص، همراه با نمونه هایی از آشنایی تون با کارهای استاد راهنما رو هم ارائه کردید.
بسیار مهمه که ایمیل تا حد امکان مختصر، هدفمند و مشخص باشه. سعی کنید از اظهارات منفعلانه یا مردد خودداری کنید. اساتید راهنما بسیار پر مشغله هستن و اگه احساس کنن که ایمیل شما مرتبط نیست، می تونن اون رو نادیده بگیرن.
ایمیل رو حرفه ای ببندید
با تشکر کردن از زمان و توجه استاد راهنمای دکترا، ایمیل رو به شکل حرفه ای به پایان برسونید.
توضیحات بیشتر
- از آداب نوشتن و ارسال ایمیل آگاه باشید. یک ایمیل رسمی، باید کاملا مؤدبانه و محترمانه باشه. قاطع باشید اما از بی ادبی یا بی احترامی پرهیز کنید.
- اسم و موقعیت استاد راهنما رو به درستی استفاده کنید، با کلمه «Dear» شروع کنید و با «Yours sincerely» یا «Kind regards» ایمیل رو خاتمه بدید.
- مطمئن شید که هیچ غلط املایی یا گرامری وجود نداره و قالب بندی ایمیل هم واضح و ثابته.
- صبر داشته باشید! اساتید راهنمای PhD معمولا برنامه‌های شلوغ و فشرده ای دارن و ممکنه نتونن به موقع به همه ایمیل‌ها پاسخ بدن. در صورتی که بعد از یک یا دو هفته پاسخی دریافت نشد، می تونید یک ایمیل یادآوری مودبانه هم ارسال کنید. سعی کنید از ارسال ایمیل های پیگیری متعدد برای استاد راهنمای مورد نظرتون خودداری کنید، چون این کار می تونه از شما یه تصور منفی ایجاد کنه.
آیا باید به بیش از یک استاد راهنما بالقوه دکترا ایمیل بزنم؟
داشتن علایق تحقیقاتی متعدد و تماس با چند استاد راهنمای بالقوه اشکالی نداره.
با این حال، مهمه که هر تماس به دقت در نظر گرفته بشه. هر ایمیل باید متناسب با استاد راهنمای دکترای مورد نظر نوشته شده باشه. بنابراین، کپی کردن یک ایمیل و ارسال اون برای چندین استاد راهنمای بالقوه ایده خوبی نیست.
همچنین باید شفافیت تو کارتون وجود داشته باشد – اکثر اساتید راهنما متوجه هستن که شما ممکنه با دیگران هم تماس بگیرید؛ بنابراین در این زمینه اساتید رو گمراه نکنید.
آیا باید رزومه خودم رو برای استاد راهنما دکترا ارسال کنم؟
ضمیمه کردن رزومه به همراه این ایمیل معمولاً ایده خوبیه.
رزومه می تونه مکمل ایمیل تون باشه و صلاحیت و تجربه شما رو برای دوره دکترا نشون بده. ارجاع به بخش های کلیدی CV تو ایمیل تون هم می تونه مفید باشه.
انجام این کار اغلب برای پروژه های علوم، مهندسی و پزشکی مهم تر از رشته های هنر و علوم انسانیه.
برای جلوگیری از هرگونه مشکل احتمالی قالب بندی، ایده خوبیه که یک نسخه PDF از رزومه خودتون رو پیوست کنید.
آیا باید پروپوزال تحقیق رو برای استاد راهنما دکتری بفرستم؟
معمولاً بهتره قبل از نوشتن و ارسال پروپوزال تحقیق، استاد راهنمای PhD احتمالی خودتون رو شناسایی کنید و قبلاً باهاش تماس گرفته باشید.
ایجاد یک پروپوزال تحقیقاتی خوب می تونه زمان بر باشه و ممکنه قبل از شروع به نوشتن نیاز به درک عمیق تری از تحقیقات استاد راهنمای بالقوه تون داشته باشید.
برای برخی از دوره های دکترا، مانند پروژه های از پیش تعیین شده، اصلاً نیازی به نوشتن پروپوزال تحقیقاتی نخواهد بود، چون شما برای دوره دکتری درخواست می دید که قبلاً سازماندهی شده و با یک سازمان در مورد تأمین مالیش موافقت شده.
بیشتر بخوانید: بورسیه اراسموس موندوس 2022
اولین جلسه با استاد راهنمای دکترا
اغلب، ایمیل‌های ارسالی به استاد راهنمای احتمالی منجر به درخواست جلسه می‌شه. این جلسه ملاقات می تونه به صورت حضوری یا از طریق یک پلتفرم پیام رسانی ویدیویی مثل زوم، مایکروسافت تیمز یا اسکایپ باشه. این که درخواست جلسه شده نشونه خوبیه – استاد راهنما به شما به عنوان یک نامزد تحصیل دکترا علاقه منده و ممکنه بخواد در مورد شما اطلاعات بیشتری کسب کنه یا اینکه بخواد شخصاً توضیحات بیشتری ارائه بدید.
حالا فرصتی دارید تا درباره علایق خودتون صحبت کنید، سؤال بپرسید و با استاد راهنمای احتمالی خودتون ملاقات کنید تا ببینید آیا با هم سازگار هستید یا خیر.
اگرچه این یک مصاحبه رسمی دکترا نیست و باید راحت تر باشه، اما بازم لازمه برای این جلسه اولیه آماده و حرفه ای باشید.
آماده شدن برای اولین جلسه ملاقات
قبل از جلسه، مطمئن شید که با تحقیقات و انتشارات استاد راهنما آشنا هستید. این کار نه تنها علاقه شما رو به استاد راهنما و زمینه تحقیقاتی نشون می ده، بلکه برای درک برخی از موضوعاتی که در مورد اونها بحث می کنید هم مفید خواهد بود.
همچنین ارزشش رو داره که دوباره ایمیل های خودتون به استاد راهنما و برعکس رو چک کنید. ممکنه سؤالات یا نکات خاصی مطرح شده باشه که می تونن تو جلسه ملاقات بیشتر مورد بحث قرار بگیرن.
در نهایت، تلاش کنید تاثیر خوبی روی استاد راهنمای دوره دکتری داشته باشید. علاقه مند به نظر بیاید و حرفه ای لباس بپوشید.
سوالاتی که باید از استاد راهنما دکترا بپرسید
در حالی که برای اولین بار برای ملاقات با یک استاد راهنما بالقوه دکترا آماده می شید، ایده خوبیه که چند تا سوال داشته باشید که بتونید از استاد بپرسید.
مشتاق و متعهد به نظر برسید و نشون بدید که علاقه مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد تحقیقات استاد و اینکه کار کردن با این فرد چطوریه هستید. در ادامه به چند تا پیشنهاد در مورد سوالاتی که می تونید از استاد راهنما بپرسید اشاره می کنیم:
- چه تعداد دانشجوی دکتری دیگه تحت نظارت شما هستن؟
- چه فرصت هایی برای پیشرفت شغلی تو این دوره دکتری وجود داره؟
- جلسات نظارت و مشاوره هر چند وقت یک بار برقرار میشن؟
- چه انتظاراتی از دانشجویان پژوهشگر خودتون دارید؟
ملاقات با استاد رهنما
این جلسه باید دو طرفه باشه. به یاد داشته باشید که شما هم قراره استاد راهنما رو ارزیابی کنید و بررسی کنید که آیا این فرد برای شما مناسبه یا خیر. سعی کنید در مورد سبک نظارتی، تعهد به تدریس و توانایی فرد در ارائه فرصت های پیشرفت به شما اطلاعاتی به دست بیارید.
این فرصتی برای پرسیدن سؤال از همدیگه، بحث در مورد تحقیق و نشون دادن علاقه به کار با یکدیگره.
پیگیری
بعد از جلسه، خوبه که همه اطلاعاتی که در مورد هر استاد راهنمای بالقوه کسب کردید رو ارزیابی کنید و شروع به مقایسه این اطلاعات با هم کنید. اطمینان حاصل کنید که از اطلاعات تون یادداشت بردارید و در صورت لزوم با اساتید راهنمای PhD بالقوه تون در تماس باشید.